טיוב נתוני זכויות העמיתים בגופיים מוסדיים

חוזר טיוב הנתונים פורסם לראשונה בנובמבר 2011 , הועבר למוסדות גופים פיננסים כטיוטה. בחודש נובמבר 2012 הועבר לגופים הפיננסים חוזר טיוב נתונים סופי לאחר תיקון.

ראשית מה זה טיוב נתונים?

טיוב נתונים הינו תהליך איתור וזיהוי הנתון/ מידע הלא תקין , משובש, שגוי שנמצא בבסיס הנתונים של גוף מוסדי. לאחר איתור ואבחון הבעיה מבוצע תיקון בהתאם. המידע המשובש / הלא תקין, השגוי בבסיס הנתונים יכול להיות לדוגמא החל מהפרטים האישים של המבוטח, נתוני ההפקדות, שעורי ההפרשה וכד'.

מטרת חוזר טיוב הנתונים הינו להבטיח ככול שניתן שרישום זכויות העמיתים במערכת המידע יהיה מהימן, שלם, זמין וניתן לאחזור.

כל גוף מוסדי פיננסי חויב בפרויקט טיוב הנתונים תוך התייחסות לעקרונות הבאים:

1. טיוב מידע בעל השפעה על זכויות עמיתים או על גוף מוסדי .
2. מהימנות ושלמות המידע בבסיס הנתונים של הגוף המוסדי.
3. הבטחת תהליכי חישוב ועיבוד.
4. ניהול מידע באופן שניתן יהיה לבצע אחזור וניתוח זכויות עמיתים.

על מנת להתחיל את פרויקט הטיוב החוזר חייב הגוף המוסדי לבצע מספר שלבים מקדימים, להלן השלבים:

תחילה עוד לפני כתיבת מסמך סקר הפערים יש לבצע איסוף מידע ותחקור של המחלקות השונות על מנת לאתר כשלים. לאחר שאותרו הכשלים ובוצע ניתוח מעמיק בבעיה מול ממשק האחזקות החל כתיבת מסמך סקר הפערים.

1. עריכת מסמך סקר פערים – השלב הראשוני בו חקרנו ואיתרנו בעיות וכשלים, את גודל האוכלוסייה לטיוב ,האם קיימת השפעה על זכויות העמיתים, האם קיימת השפעה על הדוחות הכספיים והאם יש צורך לדווח לפיקוח.
2. כתיבת מסמך סקר הפערים וביצוע מיפוי ודירוג הפערים במסמך סקר הפערים, על פי דירוג זה נבנה סדר העדיפויות לטיפול וחשיבות הפרויקט.
3. בניית תכנית עבודה מפורטת ומדויקת עם לוחות זמנים מוגדרים לכל פרויקט.

תכנית העבודה נבנתה בהתחשבות במסמך סקר הפערים בהתאם לדירוג הפער ועם דגש ועדיפות לטיפול באוכלוסייה שעתידה לצאת לפנסיה בקרוב. במסגרת בניית תכנית העבודה חייב היה להיות התייחסות למספר נושאים, מערכת המידע ולכל מה שקשור לתפקודה והאם מערכת המידע תומכת בפרויקט הטיוב. בנוסף גם כל מה שקשור לעניין סידור המידע ושמירתו שכולל איסוף כל המידע הנוגע לעמית כולל מסמכים, אימות נתוני העמיתים ובחינת השפעת הטיוב על הגוף המוסדי, על זכויות עמיתים או קבוצת עמיתים.

בתכנית העבודה נרשמה גם התייחסות לעניין שימור טיוב הנתונים שכלל שינוי בנהלי העבודה, בניית דוחות בקרה ובדיקתם כל זאת על מנת למנוע הישנות הכשלים ולהבטיח את המשך תקינות הנתונים והמידע במערכת המידע.

על פי חוזר הטיוב מונה לפרויקט טיוב הנתונים מנהל פרויקט אשר ניהל באופן שוטף ומונתה ועדת היגוי לפרויקט שכללה את ראש הצוות מנהל הכספים ,עו"ד, איש מיכון ורואה חשבון יועץ חיצוני.

לכל השלבים יהיה מוגדר לוח זמנים ברור.

השלב הראשון היה בניית מסמך סקר הפערים ודירוג הפערים , מועד ההגשה היה  עד ל – 31/03/2013.

השלב השני היה הצגת מסמך תכנית העבודה עד ל- 30/09/2013 , לאחר הגשת תכנית העבודה ואישור דירקטוריון החברה החל פרויקט הטיוב.

בזמן פרויקט הטיוב חלה החובה על גוף מוסדי לקיים אחת לחודש ועדת היגוי לעניין התקדמות הפרויקט ואחת לחצי שנה הגוף המוסדי היה חייב לדווח לדירקטוריון החברה על התקדמות הפרויקט.

במהלך כל תקופת הפרויקט הייתה חובה על גוף מוסדי לתעד את הפרויקט וזאת החל מתכנית העבודה שאושרה  על ידי הדירקטוריון וסיכום ועדות ההיגוי שהתקיימו אחת לחודש. כל עיקוב בביצוע הפרויקט היה חייב היות מתועד כולל הסיבות וההשלכות להמשך הפרויקט.

על פי חוזר הטיוב כל גוף מוסדי מחויב היה לדווח לממונה לאוצר במידה והיקף הפרויקט היה עולה על 2% מסך היתרה הצבורה הכוללת של קבוצת העמיתים שלגביה בוצע הטיוב. בדיווח לאוצר היה חייב לפרט את האוכלוסייה שלגביה צריך לבצע את הטיוב, הסיבות לתיקון, היקף התיקון וכיצד יבוצע הטיוב ומה ההשלכות בעקבות התיקון לקבוצה הנ"ל.

סיום פרויקט הטיוב, על פי חוזר הטיוב הינו 30/06/2016 , במידת הצורך היה על גוף מוסדי החובה לבקש הערכה לסיום פרויקט הטיוב. פרויקט  הטיוב אינו הסתיים בתאריך הנ"ל והתקבלה הערכה של עוד כחצי שנה לכל הגופים המוסדיים.

בשורה התחתונה

הסיבה העיקרית לביצוע פרויקט הטיוב הינו מענה לרגולציה. גוף מוסדי אשר יבנה, יתכנן ויבצע את פרויקט הטיוב בצורה אופטימאלית יפיק תועלת רבה מהתהליך זה ויוביל לניהול נתונים אפקטיבי ויעייל. קיימת חשיבות רבה לכך שגוף מוסדי ינהל את הנתונים באופן שלם ואמין יש לזכור כי לא מדובר על תהליך נקודתי אלא על תהליך מתמשך שמשפר את הנתונים שקיימים במערכת המידע. טיוב הנתונים בגוף מוסדי לא יסתיים בסיום פרויקט הטיוב מאחר ותמיד ישנם מצטרפים חדשים, בעקבות פרויקט הטיוב  יהיה ניתן לזהות בעיה באופן מהיר וניתן יהיה לטפל באופן מידי על ידי דוחות הבקרה שנבנו.

 

פרופסור זיו רייך, רו"ח הינו דיקן בית הספר לביטוח באקדמית נתניה